Ce mémo réunit les bons réflexes pour partager un document sans casser sa mise en page, quel que soit l'outil de départ (Word, Pages, Numbers) et l'outil d'arrivée (Google Docs, Google Sheets, OnlyOffice).
La règle en une phrase
Deux formats seulement circulent partout : .docx pour le texte et .xlsx pour les tableaux. Tout le reste doit être converti vers eux avant d'être partagé.
| Votre logiciel | Format à produire | Google Docs / Sheets | OnlyOffice |
|---|
| Word | .docx déjà par défaut | Direct — aucune manipulation | Direct — fidélité maximale |
| Excel | .xlsx déjà par défaut | Direct | Direct |
| Pages | .pages → exporter en .docx | Export obligatoire | Export obligatoire |
| Numbers | .numbers → exporter en .xlsx | Export obligatoire | Export obligatoire |
À retenir
Les formats .pages et .numbers appartiennent à Apple : aucun autre logiciel ne sait les lire. Un collègue sous Windows ou sur Google Drive verra un fichier qu'il ne pourra pas ouvrir.
02Depuis Word et Excel : deux vérifications
Enregistrer en .docx / .xlsx, jamais en .doc / .xls. Ces derniers sont d'anciens formats : les conversions y sont nettement moins fiables.
Pas de macros
Éviter les macros (.docm, .xlsm) : elles ne fonctionneront ni dans Google Sheets, ni dans OnlyOffice.
Bon à savoir
Parmi les trois, OnlyOffice est le plus fidèle : il travaille directement dans le format d'Office, sans étape de reconversion. Google Docs, lui, réinterprète le document — d'où les petits décalages.
03Depuis Pages et Numbers : la manipulation d'export
Sur Mac
- 1Menu Fichier › Exporter vers › Word… (ou Excel… dans Numbers)
- 2Ouvrir Options avancées et choisir .docx / .xlsx — et non .doc / .xls
- 3Cliquer sur Suivant, nommer le fichier, puis Exporter
Sur iPad ou iPhone
- 1Ouvrir le document, toucher le bouton ••• en haut à droite
- 2Choisir Exporter, puis Word (ou Excel)
- 3Enregistrer dans Fichiers, ou envoyer directement vers Google Drive
Depuis un navigateur, sur iCloud.com
- 1Ouvrir le document dans Pages ou Numbers en ligne
- 2Icône clé à molette › Télécharger une copie
- 3Choisir Word ou Excel
Attention avec Numbers
Une même feuille Numbers peut contenir plusieurs tableaux côte à côte. À l'export vers Excel, chaque tableau devient une feuille séparée : une grille de notes construite avec trois tableaux sur une page ressortira éclatée en trois onglets. Pour un fichier à partager : un seul tableau par feuille.
04Les cinq pièges classiques
| Ce que vous constatez | Pourquoi | Ce qu'il faut faire |
|---|
| La pagination a bougé, le texte déborde | Google ne possède pas Calibri, Cambria, ni les polices Apple (SF Pro, Helvetica Neue). Il les remplace par une approximation. | Utiliser Arial, Times New Roman, Georgia ou Verdana. Cela résout la grande majorité des décalages. |
| Images et zones de texte déplacées | Les objets « flottants », posés librement sur la page, n'ont pas d'ancrage stable dans le texte. | Choisir un habillage « aligné sur le texte », ou insérer les images dans un tableau invisible. |
| Le sommaire automatique a disparu | Les titres ont été mis en forme à la main (gras + taille) au lieu d'utiliser les styles. | Appliquer les styles de paragraphe (Titre 1, Titre 2, Corps). Ce sont eux qui survivent aux conversions. |
| Les nombres décimaux sont mal lus | Le compte Google est en anglais : la virgule française n'est pas reconnue comme séparateur décimal. | Dans Sheets : Fichier › Paramètres › Paramètres régionaux → France. |
| Des formules affichent #REF! ou #NAME? | Numbers nomme ses cellules autrement (Tableau 1::B2), et certaines fonctions n'ont pas d'équivalent. | Rester sur des formules classiques (SOMME, MOYENNE, SI) et vérifier les totaux après l'export. |
05Importer dans Google Drive : convertir ou non ?
Au dépôt d'un fichier, Google propose deux comportements. Le réglage se trouve dans Drive › roue dentée › Paramètres, ligne « Convertir les fichiers importés au format Google Docs ».
| Option | Avantage | À choisir quand |
|---|
| Conserver le .docx (mode édition Office) | Aucune conversion, mise en page intacte, le fichier reste utilisable dans Word. | Le document fait des allers-retours entre plusieurs collègues, dont certains sous Word. |
| Convertir au format Google | Toutes les fonctions Google : commentaires avancés, historique complet, co-édition fluide. | Le document vit désormais dans Google et n'a plus vocation à revenir dans Word. |
06Le cas des documents à diffuser aux élèves
À lire ou imprimer → PDF
Pour un sujet d'évaluation, une fiche d'exercices ou un document de cours destiné uniquement à être lu ou imprimé, n'envoyez pas de .docx : exportez en PDF. La mise en page devient identique sur tous les appareils, et le document n'est pas modifiable par mégarde.
Réservez le .docx et le .xlsx aux documents que vos interlocuteurs doivent réellement modifier — un cours à faire évoluer à plusieurs, un tableau de suivi à compléter.
✓Checklist avant d'envoyer
- ✓Le fichier est bien en .docx, .xlsx ou .pdf — jamais en .pages ou .numbers.
- ✓Les polices utilisées sont Arial, Times New Roman, Georgia ou Verdana.
- ✓Les titres passent par les styles de paragraphe, pas par une mise en forme manuelle.
- ✓Les images sont ancrées dans le texte, pas posées librement sur la page.
- ✓Pour un tableur : un seul tableau par feuille, et les totaux ont été revérifiés.
- ✓J'ai rouvert le fichier exporté une fois avant de l'envoyer, pour contrôler le rendu.
Les intitulés de menus peuvent varier légèrement selon la version des logiciels.